바쁘게 업무를 처리하고 있는데, 갑자기 새 메일 알림이 울립니다.

열어보니 이런 내용입니다.

“수신인이 누락되어 다시 메일을 보냅니다.”

이미 한 번 봤던 내용인데, 똑같은 제목에 다시 메일이 왔을 때

“대체 왜 자꾸 똑같은 메일을 보내는 걸까?” 하는 생각이 들 수 있습니다.

사실 이건 흔하지만, 그만큼 자주 일어나는 실수입니다.

그리고 다시 메일을 보내는 나름의 이유가 있습니다.

1. 수신인 누락은 정말 자주 발생하는 실수입니다

이메일을 보낼 때는 보통

• 받는 사람(To)
• 참조(CC)
• 숨은 참조(BCC)

를 구분해서 입력하게 됩니다.

그런데 여러 명에게 한꺼번에 보내는 경우,

누군가를 깜빡하고 수신인 목록에서 빠뜨리는 일이 종종 생깁니다.

특히 회신(reply)할 때 ‘전체 회신’ 대신 일반 회신만 누르면

원래 받았던 사람 중 일부가 빠져버리기도 합니다.

2. 왜 굳이 다시 메일을 보내는 걸까요?

이유는 단순합니다.

처음 메일을 받지 못한 사람에게도 동일한 내용을 전달하기 위해서입니다.

그리고 이미 받은 사람들에게도

“누락된 분이 계셔서 다시 보내는 겁니다”라는 사실을 알려

정보 전달의 일관성을 유지하기 위해서입니다.

또한 이건 실수였음을 인정하고, 정정하는 일종의 매너로 여겨지기도 합니다.

3. 자꾸 반복되는 이유는?

• 메일을 급히 보내느라 확인을 못한 경우
• 자동 완성 기능에 의존했다가 빠뜨린 경우
• 수신인 이름이 비슷해서 착오가 생긴 경우
• 이전 메일을 인용(reply)하면서 누락된 경우

메일을 자주 보내는 환경에서는 이런 실수가 반복될 수밖에 없습니다.

4. 어떻게 하면 이런 일이 줄어들까요?

• 메일을 보내기 전, 수신자 목록을 두 번 확인하는 습관을 들입니다
• 필요하다면 그룹메일(메일링 리스트)을 사용합니다
• ‘전체 회신(Reply All)’ 기능을 상황에 따라 적극 활용합니다
• 제목이나 본문에 수신인을 명시하는 것도 도움이 됩니다

코멘트

“수신인이 누락되어 다시 메일을 보냅니다”는

작은 실수에서 시작된, 하지만 정보 전달의 책임을 다하려는 노력입니다.

메일이 자주 와서 번거롭더라도, 그 안에는

"놓치지 않으려는 정중함"이 담겨 있을 수 있습니다.